Cómo crear un plan de retención y descarte de datos personales

"Guardar más es más seguro." Este pensamiento intuitivo es uno de los mayores enemigos del cumplimiento de la Ley 21.719. Los datos almacenados más allá de lo necesario son datos expuestos innecesariamente — y la ley es explícita: cuando la finalidad se alcanza, los datos deben ser eliminados.

Pero "eliminar cuando corresponda" exige saber con precisión cuándo ocurre eso. Es exactamente para eso que sirve el plan de retención y descarte.

Lo que la Ley 21.719 exige sobre retención y descarte

Principio de proporcionalidad y eliminación (Art. 3°(c))

El Art. 3°(c) de la Ley 21.719 establece el principio de proporcionalidad: los datos personales solo pueden conservarse durante el tiempo necesario para cumplir los fines del tratamiento. Transcurrido ese período, deben ser suprimidos o anonimizados.

Hipótesis en que el tratamiento debe cesar

Hipótesis	Descripción
Finalidad alcanzada	Los datos cumplieron el objetivo para el cual fueron recopilados y ya no son necesarios
Fin del período de tratamiento	El plazo definido para el tratamiento expiró
Comunicación del titular	El titular ejerció el derecho de supresión (Art. 7°) — cuando no existe otra base legal que sustente el tratamiento
Determinación de la APDP	La Agencia de Protección de Datos Personales ordenó el cese por infracción de la ley

Derecho de supresión e hipótesis de conservación (Art. 7°)

La regla general al término del tratamiento es la eliminación de los datos. La ley prevé, sin embargo, hipótesis en que los datos pueden conservarse incluso después del término:

Hipótesis	Base
Obligación legal o reglamentaria	El responsable está obligado por ley a mantener los datos durante un plazo determinado
Investigación científica o de interés público	Datos conservados para fines de investigación, garantizando anonimización siempre que sea posible
Defensa de derechos en procedimientos judiciales o administrativos	Para ejercer o defender derechos en un proceso judicial, administrativo o arbitral
Interés legítimo prevalente	Cuando exista un interés legítimo que prevalezca sobre el derecho de supresión del titular

En la práctica, la hipótesis más relevante para la mayoría de las organizaciones es la obligación legal — normas sectoriales que exigen conservar ciertos registros por períodos específicos.

Los plazos legales: lo que dicen otras leyes chilenas

La Ley 21.719 no define plazos de retención específicos — delega ese rol en la legislación sectorial y en el principio de necesidad. Son otras leyes chilenas las que establecen por cuánto tiempo los datos deben (o pueden) mantenerse.

La tabla a continuación presenta los principales plazos por área, que deben fundamentar la tabla de temporalidad de su organización:

Laboral y previsional

Tipo de dato	Plazo mínimo	Base legal
Contratos de trabajo, liquidaciones, finiquitos	5 años tras término del vínculo	Art. 510 CT (prescripción general: 2 años) + Art. 2515 Código Civil (prescripción civil: 5 años) — se recomienda 5 años como plazo conservador
Registros AFP y cotizaciones previsionales	10 años desde las operaciones	Compendio de Normas del Sistema de Pensiones — Superintendencia de Pensiones
Registros de accidentes del trabajo (Ley 16.744)	5 años	Ley 16.744 (seguro de accidentes del trabajo)
Registros de salud ocupacional	5 años	Reglamento de prevención de riesgos laborales

Tributario y contable

Tipo de dato	Plazo mínimo	Base legal
Libros contables y documentos de respaldo	6 años	Art. 200 Código Tributario (DL 830); instrucciones SII
Facturas electrónicas (DTE)	6 años	Resoluciones SII (Res. Ex. N° 45/2003 y modificaciones)
Documentos de exportación e importación	6 años	Ordenanza de Aduanas

Relación con consumidores

Tipo de dato	Plazo mínimo	Base legal
Reclamaciones y datos de atención al consumidor	5 años	Código Civil (prescripción acción indemnizatoria)
Contratos de consumo	5 años desde extinción del contrato	Ley 19.496 + Código Civil
Datos de historial crediticio (DICOM/SINACOFI)	5 años (límite de permanencia en el sistema)	Ley 20.575 (bases de datos para riesgo crediticio)

Salud

Tipo de dato	Plazo mínimo	Base legal
Ficha clínica (papel)	15 años desde el último ingreso de información	Decreto 41/2012 del Ministerio de Salud
Ficha clínica electrónica	15 años desde el último ingreso de información	Decreto 41/2012 del Ministerio de Salud
Exámenes complementarios (imágenes, resultados)	15 años (como parte de la ficha clínica)	Decreto 41/2012 MINSAL
Datos de investigación clínica	Mínimo 5 años tras publicación	Regulaciones MINSAL / CONICYT

Financiero y bancario

Tipo de dato	Plazo mínimo	Base legal
Datos de operaciones de crédito	6 años desde liquidación	CMF — Capítulo 1-10 RAN
Registros de prevención de lavado de activos	5 años	Art. 3° Ley 19.913 (UAF)
Documentos de apertura de cuenta (KYC)	5 años tras cierre	Normas CMF para bancos e instituciones financieras

La tabla de temporalidad: el corazón del plan de retención

La tabla de temporalidad es el documento central del plan de retención. Mapea, para cada tipo de dato o conjunto de datos, tres informaciones fundamentales:

Plazo de retención: por cuánto tiempo debe conservarse el dato
Base de la retención: por qué se conserva (finalidad + base legal)
Destino tras el plazo: eliminación segura, anonimización o transferencia

Estructura básica de una tabla de temporalidad

Tipo de dato	Departamento	Finalidad	Base de retención	Plazo	Destino
Currículum de candidatos no seleccionados	RRHH	Proceso de selección	Consentimiento (Art. 12)	90 días tras cierre del proceso	Eliminación segura
Datos del trabajador (admisión, contrato)	RRHH	Gestión laboral	Obligación legal	5 años tras término del vínculo	Eliminación segura
Registros AFP/cotizaciones	RRHH/Finanzas	Cumplimiento legal previsional	Obligación legal	10 años	Archivo muerto → eliminación
Facturas y documentos tributarios	Finanzas	Obligación fiscal/SII	Obligación legal	6 años	Eliminación segura
Datos de atención al cliente	SAC	Historial y defensa judicial	Interés legítimo + obligación legal	5 años tras atención	Eliminación segura
Ficha clínica de trabajadores (salud ocupacional)	Salud Ocupacional	Cumplimiento legal	Obligación legal	15 años desde último registro	Archivo muerto → eliminación
Datos de leads no convertidos	Marketing	Marketing (consentimiento)	Consentimiento	12 meses o hasta revocación	Eliminación segura
Logs de acceso a sistemas	TI	Seguridad y auditoría	Interés legítimo	6 a 12 meses	Eliminación

Procedimientos seguros de eliminación y descarte

Eliminar datos personales no significa solo "borrar el archivo". Es necesario garantizar que los datos no puedan ser recuperados por medios razonables — y que el proceso de eliminación quede documentado.

Para datos digitales

Eliminación lógica seguida de sobreescritura: simplemente borrar un archivo no elimina los bytes del disco — use herramientas de sobreescritura segura (ej.: NIST 800-88, DoD 5220.22-M)
Destrucción criptográfica: si los datos están cifrados, destruir la clave de cifrado los hace irrecuperables sin necesidad de sobreescribir bit a bit
Desmagnetización (degauss): para medios magnéticos (discos duros antiguos), la desmagnetización total elimina los datos físicamente
Destrucción física: para medios que no serán reutilizados (discos duros defectuosos, cintas LTO), la destrucción física certificada es la opción más segura
Para datos en la nube: verificar los mecanismos de eliminación garantizada ofrecidos por el proveedor (en conformidad con el contrato de encargo de datos suscrito con el responsable)

Para datos en papel

Fragmentación segura: destructoras de nivel P-4 o superior (corte cruzado) para documentos con datos personales
Servicio de destrucción certificada: empresas especializadas que emiten certificado de destrucción (trazabilidad del proceso)

Documentación de la eliminación

Para efectos de responsabilidad proactiva (Art. 3°(e) de la Ley 21.719), documente cada ciclo de descarte:

Fecha de la eliminación
Tipos de datos eliminados
Sistemas o ubicaciones afectadas
Método utilizado
Responsable de la ejecución

Cómo crear e implementar el plan de retención

Paso 1: El inventario de datos como punto de partida

El plan de retención no puede crearse sin el registro de actividades de tratamiento. Para cada actividad mapeada, debe saberse:

Qué datos se tratan
Cuál es la finalidad
Cuál es la base legal
Dónde se almacenan

Paso 2: Identifique los plazos legales aplicables

Para cada tipo de dato en el inventario, identifique si existe obligación legal de retención por plazo específico. Consulte con el equipo jurídico interno o externo para levantar las normas sectoriales aplicables a su negocio.

Paso 3: Para datos sin obligación legal, defina el plazo por la finalidad

Cuando no existe plazo legal definido, el plazo de retención debe ser el mínimo necesario para atender la finalidad declarada al titular. Documente la lógica de esta decisión.

Paso 4: Defina el proceso de eliminación para cada categoría

Determine, para cada tipo de dato:

El gatillo que inicia el conteo del plazo (fecha de recopilación, fecha de término del contrato, fecha de la última transacción...)
Quién es el responsable de la verificación y ejecución del descarte
El método de eliminación aplicable

Paso 5: Automatice donde sea posible

Los procesos manuales de eliminación son frágiles — dependen de la memoria y la disciplina, que no siempre existen. Cuando sea posible, configure:

Expiración automática de registros en sistemas (CRM, bases de datos)
Alertas automatizadas cuando el plazo de retención se aproxima
Reportes periódicos de datos próximos al vencimiento

Paso 6: Revise la tabla periódicamente

La tabla de temporalidad debe revisarse al menos anualmente y siempre que:

La organización inicie un nuevo proceso de tratamiento
Una nueva ley o reglamento establezca un plazo diferente
El mapeo de datos revele categorías no cubiertas

Errores comunes y cómo evitarlos

Error	Consecuencia	Solución
Sin tabla de temporalidad documentada	Imposible demostrar cumplimiento ante la APDP	Crear y mantener tabla actualizada
Plazo "indefinido" sin base legal	Violación del principio de proporcionalidad (Art. 3°(c))	Todo dato necesita un plazo o base para su conservación
Borrar archivo sin sobreescritura	Dato aún recuperable mediante herramienta de recuperación	Usar método de eliminación segura
Mismo plazo para todos los datos	Desrespeto a las especificidades legales de cada área	Mapear plazos por tipo y área
No incluir medios físicos (papel, pendrives, discos)	Datos físicos igualmente protegidos por la Ley 21.719	Incluir todos los medios en el proceso
Olvidar datos en backups	El backup contiene datos que debían haberse eliminado	Definir política de retención también para backups

Conclusión

El plan de retención y descarte transforma una obligación legal abstracta en un proceso operacional concreto. Sin él, su organización acumula datos más allá de lo necesario — aumentando el alcance del riesgo ante un incidente y exponiéndose a sanciones de la APDP por incumplimiento del principio de proporcionalidad.

La tabla de temporalidad no es un documento de archivo — es un instrumento vivo de gobernanza. Manténgala actualizada, automatice el control de plazos y documente cada ciclo de eliminación.

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